Die Zukunft liegt in den Wolken. Im Zeitalter der digitalen Medien und einer Abkehr vom Papier muss eine neue Art des Speicherns her. Cloud-Dienste bieten eine Alternative.
Fotos, Dokumente, Musik: Nutzer können vielerlei Dateien in der Cloud speichern und somit erstens ihre lokalen Festplatten entlasten und zweitens bei Bedarf auch anderen Personen den Zugang zu benötigten Daten erleichtern. In Deutschland nimmt die Beliebtheit der Cloud stetig zu. Laut Bitkoms Cloud-Monitor 2018 nutzten im Jahr 2017 zwei Drittel aller Unternehmen Cloud-Anwendungen. Zum Vergleich: 2015 waren es demgegenüber 55 Prozent. Doch was gibt es rechtlich zu beachten, will ein Unternehmen die Cloud nutzen? Wir haben beim Rechtsanwalt Björn Thorben M. Jöhnke von der Kanzlei Jöhnke & Reichow nachgefragt.
Datenspeicherung in der Cloud
Zunächst einmal stellt sich die Frage, welche Dokumente ein Makler überhaupt in der Cloud speichern darf. Kundendaten und andere sensible Dokumente dürfen auf keinen Fall in die falschen Hände geraten. Wichtig ist hierbei das technische Können des Maklers. „Zu denken ist jedoch an Auftragsverarbeitungsverträge und technische Sicherheitsvorkehrungen, gerade in Bezug auf Datenverschlüsselung gegen den Zugriff von außen“, warnt der Rechtsanwalt. Besondere Vorsicht ist, so Jöhnke, weiterhin wegen der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) geboten. Denn das technische Konzept des verantwortlichen Maklers „darf im Ergebnis keinen Verstoß gegen die Datensicherheit nach Artikel 6 Absatz 1 in Verbindung mit Artikel 24, 25 und 32 DSGVO zulassen.“
Es liegt hierbei am verantwortlichen Makler, entsprechende Schutzmaßnahmen zu treffen, die sich nach der technischen Ausgestaltung des IT-Konzepts richten müssen. Je höher das mögliche Risiko, umso besser sollten diese Schutzmaßnahmen sein. „Eine Cloud stellt gegenüber einem stationären Server höhere Risiken dar. Zum Beispiel in Bezug auf die notwendige Unterstützung des Verantwortlichen bei den Betroffenenrechten, wenn die Daten nicht in einem deutschen Rechenzentrum gespeichert sind, sondern gegebenenfalls in Übersee.“
„Eine Cloud stellt gegenüber einem stationären Server höhere Risiken dar.“ – Björn Thorben M. Jöhnke, Rechtsanwalt bei der Kanzlei Jöhnke & Reichow
Alles dokumentieren!
Um einwandfrei mit einem Cloud-Dienst arbeiten zu können, gilt es für Makler auch die Dokumentationspflicht im Auge zu behalten. Der Rechtsanwalt Björn Thorben M. Jöhnke rät dazu, ein ausführliches Datenschutzkonzept aufzubauen und die Cloud-Dienste darin zu integrieren. Besonders wichtig sei dies auch hinsichtlich der Datenschutzinformation gegenüber dem Betroffenen. Außerdem sollten „insbesondere die Verarbeitungsverzeichnisse und die TOMs so angepasst werden.“
Rechtlich sichere Cloudnutzung
Mittlerweile ist die Kenntnis um die DSGVO so eine Art Grundvoraussetzung. Maklern ist darum angeraten, sich dahingehend ausreichend zu informieren. Hierzu haben Jöhnke & Reichow eine Zusammenfassung der wichtigsten Punkte zur DSGVO auf ihrer Homepage veröffentlicht und eine Checkliste für Unternehmer zusammengestellt. „Cloud-Dienste sollten in die „Makler-Dokumente“ implementiert werden. Noch wichtiger ist dabei natürlich die technische Umsetzung, denn auf die Cloud wird ja „von außen“ zugegriffen. Demnach sind Virtual Private Networks (VPN) und entsprechende Verschlüsselungstechniken einzusetzen“, so Jöhnke.
Außerdem haben wir für interessierte Makler weitere Rechtstipps zum Thema E-Mail-Marketing.
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Beitragsbild: © Björn Thorben M. Jöhnke
