Corona hat viele Arbeitsplätze Deutschlands umgestaltet. Wo vorher Meetingräume, Telefonsysteme und Mitarbeiterküchen das Grundgerüst unternehmerischer Kommunikation bildeten, sind es nun cloudbasierte Apps wie Skype, Zoom, Asana, Dropbox und andere CRM-Systeme. Ein Problem: das heimische Umfeld. Allzu schnell landen Seiten für Online-Shopping oder den nächsten Essenslieferanten in den Bookmarks des Browsers. Hier kommen Workspace-Tools ins Spiel. Wir stellen ein paar davon vor.
Workspace-Tools: Büro 2.0
Nun stellt sich die Frage: Was sind Workspace-Tools? Dabei handelt es sich um Web-, Mobil- oder Browseranwendungen, mit deren Hilfe sich sämtliche Apps und Cloud-Services des Alltagsgebrauchs managen lassen. Workspace-Tools fungieren dabei wie ein digitales Büro und machen Freiraum für das Wichtige im Berufsalltag.
Station
Station ist eine kostenlose Desktop-App für Windows, Apple und Linux, die alle vom Nutzer festgelegten Arbeitswerkzeuge in einer übersichtlichen und produktiven Oberfläche vereint. Nach der Installation schlägt euch Station die beliebtesten G Suit -Dienste vor, also Gmail, Google Drive, Google Docs oder Hangouts, sowie Dropbox, Slack, Trello, Asana, GitHub und die gängigen Messenger. Das Workspace-Tool bietet eine sehr aufgeräumte Oberfläche im minimalistischen Material Design. Es erlaubt die „Installation“ von mehr als 670 Cloud-Services. Von Collaboration- und Kommunikationstools bis zu CRM-Systemen oder Blog-Plattformen. Auch eigene URLs und somit auch beispielsweise Dienste vom eigenen NAS mit Webserver sind machbar.
Wer leicht ablenkbar durch Kühlschrank, Kinder und Katzenvideos ist, für den bietet Station den sogenannten „Focus Mode“ an. Mit einen Klick werden alle Benachrichtigungen ausgeschaltet und einkommende Mails, Skypenachrichten und Co. stören nicht mehr. Zusätzlich bietet das Workspace-Tool zur besseren Unübersichtlichkeit von Cloud-Apps in Browser-Tabs eine eigene Art von Task-Manager. Auch lassen sich Apps, die eine bestimmte Zeit nicht benutzt wurden, im Hintergrund automatisch „schlafen“ legen. Einzelpersonen dürfen die App kostenlos nutzen.
ManageEngine
Bietet eine Application-Management-Software, die die Performance der wichtigsten Apps verbessern soll. Damit lassen sich mehr als 100 Apps managen, ganz egal um welche Art von App es sich handelt. “Application Management für Unternehmen war nie einfacher”, wirbt das Unternehmen auf seiner Website. Und das alles über eine leicht zu überschauende Konsole. Unter den von ManageEngine unterstützten Apps befinden sich etwa Skype, Slack, Linux und der Windows Server. Weitere Informationen stellt ManageEngine auf seiner Homepage bereit.
Franz
Wie könnte es auch anders sein, dieses Workspace-Tool stammt aus Wien. Messaging-App Franz vereint die Chats und andere Messenger Services einem einzigen Programm. Es unterstützt Slack, WhatsApp, Facebook Messenger, Telegram, Gmail, Android Messages, Google Hangouts, Skype und viele weitere Services. Das Tool gibt es für Windows, Mac oder Linux.
Die Bandbreite der unterstützten Dienste ist deutlich kleiner als noch bei Station. Doch wenn das oben genannte Workspace-Tool sich an den einzelnen Home-Office-Arbeiter richtet, konzentriert sich Franz sich deutlich auf Professionals und Unternehmen. Das Wiener Tool gibt es als kostenlosen Version, hier lassen sich nur drei Dienste installieren, oder im Abomodell (5,99 Euro pro Monat).
In der Professional-Variante bietet das Tool die Möglichkeit, einzelne Workspaces innerhalb der App anzulegen. Der Vorteil: Nutzer können individuell für jeden Kunden eine eigene Workspace mit genau den Apps anlegen, die in der Zusammenarbeit gebraucht sind. Das erhöht die Übersichtlichkeit und auch eine integrierte To-do-Liste am rechten Bildschirmrand ist nützlich. Außerdem lassen sich eine nicht limitierte Anzahl an eigene cloud-basierte Services ebenfalls im Professional-Paket durch die „Team-Management“-Funktion integrieren. Unternehmen, die für ihre Mitarbeiter eine maßgeschneiderte Version von Franz samt Firmenlogo und vorinstallierten Services sowie Active Directory oder LDAP anbieten wollen, liegt der Kostenpunkt der Enterprise-Version bei 14,99 Euro pro Monat.
Tixio
Mit Tixio können Nutzer jede Web-Plattform, jedes Tool und jede Seite des täglichen Gebrauchs organisieren. User können unbegrenzt viele “Tixio-Boards” erstellen und sie personalisieren. Alle wichtigen Apps und Widgets sind über eine zentralisierte Plattform einsehbar. Weiterhin sammelt Tixio bei Bedarf häufig besuchte Browser-Bookmarks und führt den User leicht dorthin. Auch können Mitarbeiter jedes erstellte Board mit dem Team teilen und in Echtzeit sämtliche Updates mitverfolgen. Tixio kommt in einer Free-Version, bietet aber auch weitere Pakete mit mehr Funktionen an. Diese kosten drei Euro monatlich und aufwärts.
Wichtig: Datenschutz
Zu beachten wäre insbesondere der Standort der Server der jeweiligen Workspace-Tools und ihrer Cloud-Anbieter. Vor allem im Zusammenhang mit dem Aspekt des Schutzes von personenbezogenen Daten. Denn nicht alle digitalen Dienste sind mit der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) vereinbar. Meistens ist das dann der Fall, wenn sie von außerhalb der EU stammen. Deshalb ist es ratsam, vor Gebrauch cloudbasierte Workspace-Tools vom Datenschutzbeauftragten des Vertrauens prüfen zu lassen. Ob ein solcher Dienst datenschutzrechtlich sicher ist, ist von Einzelfall zu Einzelfall unterschiedlich.
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