Vor allem jüngeren Führungskräften und Chefs fällt es schwer, Aufgaben zu delegieren – und das sorgt doppelt für Probleme. Die Mitarbeiter sind frustriert, denn man blockiert so die Entwicklung der Kolleginnen und Kollegen. Diese beginnen im schlimmsten Fall damit, an ihren eigenen Kompetenzen zu zweifeln und nehmen eventuell sogar eine Verweigerungshaltung ein. Die Führungskraft selbst belastet sich dazu unnötig mit Aufgaben, statt den eigenen Verantwortungsbereich zu entwickeln.
Um nicht in diese Delegationsfalle tappen, haben wir sieben typische Situationen im Vermittleralltag mitsamt Lösungsmöglichkeiten gesammelt:
„Das habe ich schon immer gemacht.“
Diese Situation tritt häufig nach einer Beförderung auf: Man erledigt frühere Arbeiten aus Gewohnheit trotzdem noch mit, obwohl es nicht mehr der eigene Aufgabenbereich ist. Dennoch beschneidet man hier den Aufgabenbereich desjenigen, der einem an die Stelle gefolgt ist. Wie würde man selbst so etwas finden? Suboptimal wahrscheinlich. Dürfte der Nachfolger genauso sehen. Deshalb lautet die Devise: loslassen.
„Die Aufgabe ist zu komplex zum Delegieren.“
In neun von zehn Fällen stimmt das nicht, und im zehnten Fall kann man Aufgaben oft auch in Teilaufgaben aufgliedern, die man dann natürlich delegieren kann. Komplexe Aufgaben bestehen fast immer aus verschiedensten Tasks und die große Mehrheit davon muss nicht der Chef erledigen.
„Ich kann das selbst am besten.“
Leicht variiert gibt es diese Aussage auch als „Ich bin der Einzige, der es kann“. Beides sind Aussage, mit denen man in die Delegationsfalle tappt. Der Chef ist überzeugt, er selbst kann eine Aufgabe am besten. Oder schlimmer: Ausschließlich er kann sie erledigen, und deswegen muss er ran. Besser ist es, wenn er lernt, jemanden auszubilden oder anzulernen, der es genauso gut kann wie er oder sie. Denn dann kann man die Aufgabe einfach delegieren.
„Da lohnt sich das Delegieren nicht.“
Eine Aufgabe ist so klein und unwichtig, dass es sich nicht lohnt, sie zu delegieren? Und trotzdem kümmert sich der Chef darum? Gerade solche Nebensächlichkeiten, die „kleinen Dinge“, sollte man delegieren können. Und es auch unbedingt tun.
„Jetzt ist es zu spät.“
Aufgaben bleiben liegen, Fristen verstreichen und dann ist es zu spät zum Delegieren? Das darf gar nicht erst passieren, sondern der Arbeitsablauf muss so gestaltet sein, dass man delegierbare Aufgaben sofort weiterleitet. Das Problem in diesem Fall ist meist nicht das Delegieren selbst, sondern eher der Organisationsmangel.
„Ich muss das ohnehin selbst entscheiden.“
Ja, das mag sein. Trotzdem kann man die Basis der Entscheidung ja vorbereiten lassen und die entsprechenden Aufgaben delegieren. Gerade bei solchen Entscheidungen ist es wichtig und sinnvoll, Mitarbeiter einzubinden, welche die Entscheidungsgrundlagen vorbereiten. Entscheidungen mitzutragen und vorzubereiten stärkt alle beteiligten Mitarbeiter.
„Wir haben niemanden im Unternehmen, der das kann.“
Und dann muss es der Chef machen? Warum? Wenn Kompetenz im Unternehmen fehlt und man Entscheidungen dadurch zum Beispiel verzögert, dann benötigt das Unternehmen externen Sachverstand und keinen Chef, der die Aufgabe auch noch aufs Auge gedrückt bekommt.
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