Der Sommer ist da und mit ihm die Urlaubszeit. Nach und nach verabschieden sich die Deutschen in den Urlaub. Für die Zurückbleibenden bedeutet das, dass sie zunehmend vorgefertigte Abwesenheitsnotizen als Antwort auf ihre E-Mails erhalten. Doch wie sieht eine Abwesenheitsnotiz eigentlich am besten aus? Wir liefern sieben Tipps für eine korrekte Abwesenheitsnotiz.
Zu wenig Information
Wenn die Abwesenheitsnotiz mehr Fragen aufwirft als sie beantworten kann, hat der Ersteller derselben einen Fehler gemacht. Denn sie sollte dem Anfragenden mitteilen, in welchem Zeitraum sein Ansprechpartner nicht erreichbar ist und ab wann er mit einer Antwort rechnen kann.
So geht es nicht: „Ich bin derzeit aufgrund einer ausgedehnten Geschäftsreise nicht im Büro.“
Besser sind Formulierungen wie: „Das Büro ist ab dem 22. August wieder besetzt“. Ein konkretes Datum hilft dem Anfragenden dabei, die nächsten Schritte zu planen.
Die „Alles-Egal-Attitüde“
Es ist nie gut, den Eindruck zu erwecken, die Geschehnisse im Büro gingen einen nichts mehr an, sobald der Urlaub beginnt. Auch machen sich Häme oder Schadenfreude gegenüber den noch arbeitenden Kollegen in einer professionellen Abwesenheitsnotiz nicht gut. Stattdessen ist es besser, dem Anfragenden einen Kontakt zu hinterlassen, der im Urlaub die Vertretung übernimmt.
So geht es nicht: „Ich bin bis zum 30.7.2019 im Urlaub. Ich gestatte jedem Absender eine E-Mail. Sollten Sie mir jedoch mehrere E-Mails schicken, werde ich anfangen, diese Mails nach dem Zufallsprinzip löschen, bis nur noch eine übrig ist. Die Mail, die Sie eben geschickt haben, zählt übrigens bereits. (Satire off)“
Stattdessen beispielsweise: „Bei dringenden Anfragen wenden Sie sich an meinen Kollegen Andreas Müller. Er ist unter der folgenden Nummer erreichbar.“
Privat bleibt Privat
Während generell von einem Mangel an Informationen in der Abwesenheitsnotiz abgeraten ist, gilt auch das Gegenteil. Die genaue Destination und den Grund für die Abwesenheit wortreich auszuschmücken, führt zu nichts und bietet dem Lesenden keinen Mehrwert. Kurz und prägnant zu erklären, dass das Büro (oder der Arbeitsplatz) derzeit nicht besetzt ist, reicht aus.
So geht es nicht: „Ich habe Anzug und Krawatte ab sofort gegen Badehose und Strandhemd eingetauscht. Grüße aus Malibu! Mittwoch bin ich zurück.“
Stattdessen: „Vielen Dank für Ihre Nachricht. Über die Feiertage gönnen wir uns eine kleine Auszeit und sind am TT.MM.JJJJ wieder für Sie da.“
Achtung, Zielgruppe!
Die Ansprache ist zunächst einmal vom Arbeitsumfeld abhängig. Wer bereits weiß, dass er ausschließlich von Kunden E-Mails erhält, für den ist es kein Problem, die Abwesenheitsnotiz mit „liebe Kunden“ einzuleiten. Andernfalls jedoch ist es besser, die Ansprache möglichst allgemein zu formulieren. Zum Beispiel dann, wenn sich die Mail auch an Geschäftspartner oder Kollegen richten soll. Nur wer bereits weiß, dass seine Ansprechpartner viel Humor haben, kann sich an Spaß-Abwesenheitsnotizen wagen.
So geht es nicht: „Vielen Dank für Ihre E-Mail. Ihre EC-Karte wurde für die ersten zehn Worte mit 5,99 Euro belastet sowie mit 1,99 Euro für jedes weitere Wort.“
Stattdessen: „Sehr geehrte Damen und Herren, vielen Dank für Ihre Nachricht.“
E-Mail-Signatur nicht vergessen!
Eine professionelle Abwesenheitsnotiz enthält stets eine E-Mail-Signatur. In dieser sind etwa die Telefonnummer, die Position im Unternehmen und die Adresse aufgelistet. Hierbei ist es jedoch wichtig, auf Werbemaßnahmen zu verzichten, denn diese können, laut Impulse, unter Umständen für Abmahnungen sorgen.
Internationale Ansprache
Hier kommt es ebenfalls darauf an, von welcher Zielgruppe der Ersteller einer Abwesenheitsnotiz eine Mail erwartet. Vielleicht handelt es sich dabei mitunter um Geschäftspartner oder Kunden aus dem Ausland. Oder die Firma ist von Haus aus international unterwegs. In diesen Fällen rät Karrierebibel dazu, die Abwesenheitsnotiz in mehreren Sprachen zu verfassen. Achtung: Erfundene Sprachen und Yoda-Speak sind hierbei weniger empfehlenswert als die Sprachen der Kollegen, mit denen ein Verreisender zu tun hat. Hierbei ist Vorsicht angebracht, denn in manchen Ländern außerhalb Europas wird der Monat im Datum zuerst genannt.
So geht es nicht: „Eure E-Mail zu sehen, mein Herz aufs Wärmste erfreut es hat. Allerdings nur meine Abwesenheitsnotiz gefunden Ihr habt.“
Stattdessen: „Hello and thanks for your email. I’m currently out of the office until mm/dd (…)”
Beim Punkt bleiben
Lustige GIFs, Strandbilder oder Ähnliches passen zwar in manchen Branchen in die Abwesenheitsnotiz, doch wer seriös wirken möchte, der verzichtet am besten auf irrelevante Zusätze. Wenn der Versender einer Mail durch die Abwesenheitsnotiz bereits alle Informationen erhält, die er braucht, ist ihre Aufgabe erfüllt.
Die Weiterleitung
Last but not least: Der wichtigste Punkt von allen. Wer per Mail ein Anliegen verschickt, der möchte auch wissen, ob sich jemand darum kümmert. Daher reicht es nicht nur, mitzuteilen, ob und bis wann der Verreiste im Urlaub ist. Die Abwesenheitsnotiz sollte darüber informieren, zu wem die Mail weitergeleitet wird. Ionos zufolge gilt das auch, wenn keine Weiterleitung vorgesehen ist. Wichtig ist, dass der Ansprechpartner weiß, woran er ist, wenn er eine Abwesenheitsnotiz zurückbekommt.
Und nun viel Spaß im Urlaub!
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